کـن بـلانـچـــارد...Ken Blanchard
تفکر کلیدی
مدیریت یک دقیقه‌ای
چارچوب کتاب مدیریت یک دقیقه‌ای در مورد یک مدیر جوان است که از یک مدیر کارآمد برای دنبال کردن فعالیت‌ها و تفکراتش، الگوبرداری می‌کند. این کتاب عمدتاً به دو حوزه روابط علمی و انسانی می‌پردازد. برخی مدیران به نتایج خوبی دست می‌یابند (البته با قیمتی که به نظر می‌رسد دیگران حاضر نیستند از آنان حمایت کنند). در حالی که دیگران به نتایجی می‌رسند که برایشان بسیار مطلوب است (و کارکنانشان نیز آنها را دوست دارند). ما شاهد هستیم که قهرمان داستان بدون این که تلاش زیادی انجام دهد، تنها به کمک مدیریت یک دقیقه‌ای به نتایجی عالی دست پیدا می‌کند. مدیریت یک دقیقه‌ای دارای سه راز ساده است که به اتفاق هم باعث افزایش بهره‌وری، سودآوری و رضایت شغلی می‌شوند. این سه راز عبارتند از هدف‌یابی یک دقیقه‌ای، تشویق یک دقیقه‌ای و توبیخ یک دقیقه‌ای.
هدف‌یابی یک دقیقه‌ای
اگرچه کارمندان نمی‌دانند که بدون وجود اهدافی روشن چگونه عمل خواهند کرد، اما مدیریت یک دقیقه‌ای ادعا می‌کند که اولویت‌های سازمان برای بسیاری از آنها روشن نیست و بسیاری از آنها تنها زمانی که اشتباهی مرتکب می‌شوند از این اولویت‌ها مطلع می‌شوند. مدیریت یک دقیقه‌ای نیازمند آن است که مدیران وظایف کارمندانشان و رفتار یا عملکردی که از آنان انتظار می‌رود را تصریح نمایند. همچنین آنها باید مهم‌ترین اهداف را بر روی یک برگه برای کارمندان خود مکتوب نمایند.
تشویق یک دقیقه‌ای
دومین راز یعنی تشویق یک دقیقه‌ای، کلید افزایش عملکرد و بهره‌وری است. به جای انتقاد از افراد بابت اشتباهاتی که مرتکب شده‌اند، دقیقاً عکس آن توصیه می‌شود: «کلید پیشرفت افراد آن است که بر کارهای مثبت آنها ارج نهیم.» تشویق یک دقیقه‌ای دارای سه مرحله است:
• تشویق افراد به محض این که رفتار خوبی را مرتکب شدند. اگر نمی‌توانید فردی را برای تشویق هر روزه بیابید آنگاه باید تعجب کنید که چرا چنین است.
• شفاف باشید – دقیقاً تشریح نمایید که چه کاری خوب و درست انجام شده است.
• احساسات خود را به دیگران ابراز نمایید – به آنها بگویید که احساس شما درباره آنچه که آنها انجام داده‌اند چیست نه این که درباره آنچه که آنها باید انجام می‌داده‌اند، چگونه می‌اندیشید.
توبیخ یک دقیقه‌ای
راز سوم مدیریت یک دقیقه‌ای کلید ایجاد تغییر در نگرش افرادی است که عملکردی ضعیف داشته‌اند. این بخش دارای چهار مرحله است:
• فوریت – وقتی قرار است فردی را توبیخ کنید بهتر است بلافاصله پس از اطلاع از علت عملکرد ضعیف، او را توبیخ کنید.
• شفاف باشید – در مورد احساسات یا واکنش‌های خود چیزی به دیگران نگویید. به افراد بگویید که غلط عمل کرده‌اند. عمل فرد را زیر سوال ببرید نه خود او را.
• احساسات خود را به دیگران ابراز نمایید – وقتی متوجه شدید که عملی اشتباه انجام شده، احساس خود را ابراز نمایید.
• به افراد بگویید که چه قدر خوب هستند – این آخرین مرحله توبیخ است. اگر به بازخورد منفی خود پایان دهید آنها بر اساس سبک مد نظر شما رفتار خواهند نه بر اساس عملکرد خودشان.
توسعه مدیریت یک دقیقه‌ای
عملی ساختن مدیریت یک دقیقه‌ای کتاب دیگری بود که بلانچارد به دنبال کتاب نخست خود در سال 1984 همراه با ریچارد لوربر (متخصص توسعه عملکرد) منتشر کرد تا به برخی عقاید اصلی بپردازد که در کتاب موفق خود یعنی مدیریت یک دقیقه‌ای به آنها پرداخته بود. یکی از عناوین این کتاب چگونگی تبدیل این سه راز به مهارت نام دارد و بر «الفبای مدیریت»، «توبیخی اثربخش» و «سیستم ارزشگذاری» متمرکز است.
الفبای مدیریت
• فعالیت‌های عملی – کارهایی که باید مدیر قبل از دیگران آنها را انجام دهد مانند هدف‌یابی، صدور دستورات و تعیین استانداردهای عملکرد.
• رفتار – یا عملکرد – آنچه که فرد می‌گوید یا انجام می‌دهد مانند تنظیم پرونده‌ها، نگارش گزارشها، فروش، خرید و غیره.
• پیامدها – آنچه که مدیر پس از عملکرد انجام می‌دهد مانند ابراز احساسات، تشویق، توبیخ، حمایت و غیره.
توبیخ اثربخش
مدیر باید میان وضعیتی که کارمندش نمی‌تواند کاری را انجام دهد – که نمایانگر نیاز او به آموزش و تجدید نظر در فعالیت‌های اصلی یا هدف‌یابی است – و این که فرد نمی‌خواهد کاری را انجام دهد – که ناشی از مشکل در نگرش اوست و نیازمند اعمال توبیخ است – تفاوت قایل شود. توبیخ مهارتی را یاد نمی‌دهد و تنها باعث تغییر نگرش می‌شود. این امر می‌تواند بر خوب بودن عملکرد آتی تاثیر مثبت بگذارد و همان گونه که در کتاب مدیریت یک دقیقه‌ای توصیه شده، این امر اهمیت زیادی دارد.
سیستم ارزشگذاری
این سیستم حاوی هر سه راز مدیریت یک دقیقه‌ای است و آن را به پنج مرحله تقسیم می‌کند:
• تعیین – تعریف حوزه‌های عملکرد بر اساس معیارهایی قابل سنجش – به عنوان بخشی از هدف یابی مدیریت یک دقیقه‌ای؛
• ثبت – گردآوری اطلاعات برای سنجش عملکرد و حفظ روند رو به رشد آن؛
• دخالت – تبادل اطلاعات ثبت شده با مقامات مسئول؛
• هدایت – ارایه بارخوردی نظام‌مند برای بهبود عملکرد؛
• ارزیابی – بخشی از هدایت در قالب تشویق یا توبیخ.
کارهای بعدی
کتاب رهبری و مدیریت یک دقیقه‌ای بر این موضوع تاکید می‌نماید که هرگز یک روش به عنوان بهترین و تنهاترین روش برای رهبری وجود ندارد بلکه می‌توان از چهار سبک رهبری نام برد: سرپرستی، تفویض اختیار، هدایت و حمایت. استفاده از هر سبک به شرایط تحت مدیریت بستگی دارد. بلانچارد می‌گوید: «رهبری بر اساس موقعیت، شیوه‌ای نیست که شما به افرادتان دیکته کنید بلکه آن را برای افرادتان انجام می‌دهید.» بلانچارد تفکر مرسوم رهبری و هرم سازمانی را معکوس می‌کند و می‌گوید به جای این که افراد برای رؤسایشان کار کنند این رؤسا هستند که باید برای افرادشان کار کنند.
کتاب مدیران یک دقیقه‌ای تیم‌های دارای عملکرد بالا را می‌سازند، در واقع مترداف رهبری است و بر ادغام شیوه‌های مدیریت یک دقیقه‌ای با درک پویایی‌های گروهی و سبک‌های رهبری جهت بهبود شرایط سازمانی تاکید می‌نماید.
کتاب مدیریت یک دقیقه‌ای نیازها را برآورده می‌سازد، به مشکلات مدیریت زمان و حجم زیاد کارها می‌پردازد. بلانچارد این ایده که مدیران باید به همه پرسش‌ها پاسخ دهند را رد می‌کند و می‌گوید هدف از حضور مدیران این نیست که خودشان تک تک مشکلات را حل و فصل نمایند بلکه آنها باید چنین کاری را به دیگران واگذار کنند تا آنها راه‌حل‌هایی را بیابند.
کن بلانچارد در یک نگاه
چگونه بلانچارد توانسته در تالار مشاهیر متفکران مدیریت جای بگیرد؟
در نخستین سال‌های قرن 21، به نظر می‌رسد بسیاری از آنچه که بلانچارد در باب مدیریت یک دقیقه‌ای، دیگر باعث تعجب نمی‌شوند. تعداد بی‌شماری از نشریات و سمینارهای بی‌پایانی که به رهبری، تحول، مدیریت زمان و تفویض اختیارات اختصاص یافته‌اند، همواره نگاهی به دیدگاه‌های بلانچارد در باب مدیریت یک دقیقه‌ای داشته‌اند. با این وجود در کتاب در جستجوی عالی‌ترین‌ها (نوشته پیترز و واترمن – 1982) به این نکته اشاره شده که مدیریت یک دقیقه‌ای دیگر الهام‌بخش نیست.
وقتی این سؤال پرسیده شد که چرا در این کتاب چنین روندی اتخاذ شده، منتقدان و مفسران مدیریت یک دقیقه‌ای اعلام کردند که دیگر به لحاظ زمانی امکان استفاده عملی از این روش وجود ندارد. این کتاب زمانی منتشر شد که مفاهیم کسب و کار غرب عمدتاً برگرفته از تحلیل‌های مربوط به کسب و کار ژاپن بودند. اگر پیترز و واترمن به این امر افتخار می‌کردند که کتابشان نقش بسزایی در موفقیت سازمان‌های آمریکایی داشته، کتاب بلانچارد به لحاظ زمانی تاثیری ژرف بر مهارت‌ها و تکنیک‌های فردی داشت.
مهم است به خاطر داشته باشیم که قبل از بلانچارد، پیترز و بسیاری دیگر از افراد، مدیریت روشی خشک و فاقد هر گونه انعطاف‌پذیری تلقی می‌شد. اکثر کتابها بر ایجاد روابط انسانی و ایجاد محیط‌های علمی متمرکز بودند. کتاب‌های مدیریتی رایج نبودند، به طور گسترده‌ای خوانده نمی‌شدند و هرگز جزء پرفروش‌ترین کتابها قرار نمی‌گرفتند. غالباً ادعا می‌شود که پیترز و واترمن کل این روند را عوض کردند. اما نقش کن بلانچارد واقعاً تاثیرگذار بود. کتاب مدیر یک دقیقه‌ای، مورد انتقاد دانشگاهیان قرار گرفت اما بیش از تمامی گذشتگان مورد توجه متخصصان مدیریت قرار گرفت. بدین ترتیب افراد بیشتری به این حوزه گرایش پیدا کردند و آثار بیشتری در این زمینه خلق شد مانند مدیریت یک صفحه‌ای (خادن) و کتاب در پرتو تفویض اختیار (بایهام)
بدین ترتیب کتابی که دانشگاه‌ها و دانشگاهیان آن را رد کرده بودند به شدت مورد توجه قرار گرفت. به علاوه این کتاب به زبان روز نوشته شده بود و راه‌حل‌هایی عملی را برای مشکلات روزمره ارایه می‌کند. مطمئن نویسنده‌ای که 7 میلیون نسخه از کتابش فروش می‌رود، شایسته است که در تالار مشاهیر مدیریت جای بگیرد.
برای اطلاعات بیشتر
کتب
مدیریت یک دقیقه‌ای، کن بلانچارد، 1983
عملی ساختن مدیریت یک دقیقه‌ای، کن بلانچارد و رابرت لوربر، 1984
رهبری و مدیریت یک دقیقه‌ای، کن بلانچارد و پاتریشیا زیگارمی و دری زیگارمی، 1985
مدیریت یک دقیقه‌ای نیازها را برآورده می‌سازد، کن بلانچارد، ویلیام اونکن و هال باروز، 1989
مدیر یک دقیقه‌ای تیم‌های دارای عملکرد بالا را می‌سازد، کن بلانچارد، دانیل کرو و پاریسی کارو، 1980
هدف ممکن، کن بلانچارد و تری واگورن، 1997
